Sehr geehrte Mandantinnen und Mandanten,

welche Vorgaben gelten für Bewirtungsbelege? Damit einer Erstattung der Vorsteuer und die Anerkennung von Betriebsausgaben infrage kommen, muss die Bewirtungsbeleg einige Angaben enthalten. Ab 2023 ist Vorschrift, dass Bewirtungsbelege elektronisch erstellt werden – handschriftliche Bewirtungsrechnungen sind nicht mehr zulässig, wenn die Bewirtung in einem Betrieb mit elektronischem Kassensystem stattfindet. Die Rechnung muss dann Transaktions- und Seriennummer sowie den Zeitpunkt des Vorgangbeginns und -endes enthalten. Diese Informationen dürfen über einen QR-Code zur Verfügung gestellt werden.

Der Bewirtungsbeleg muss aus zwei Teilen bestehen, nämlich der Rechnung des Restaurants und dem Eigenbeleg des Gastgebers, auf welchem dieser den Anlass und die bewirteten Personen vermerken muss.

Die Rechnung muss folgende Angaben enthalten: Bewirtungsdatum und Ausstellungsdatum, Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer, Einzel- und Gesamtpreis der verzehrten Speisen und Getränke, Ort der Veranstaltung, Name und die Adresse der Gaststätte, ggf. Trinkgeld. Bei Rechnungen über 250 EUR brutto zusätzlich der Name des bewirtenden Unternehmers, die Steuernummer oder USt-ldNr. der Gaststätte, fortlaufende Rechnungsnummer, Anlass der Bewirtung (konkreter geschäftlicher Hintergrund), Name der bewirteten Personen, Unterschrift des Steuerpflichtigen mit Datum.

Die Aufbewahrungsfrist für Ihre Geschäftsunterlagen beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Im Einzelnen können nachfolgend aufgezeigte Unterlagen nach dem 31.12.2022 vernichtet werden:

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre

Bücher, Inventare, Bilanzen, Rechnungen und Buchungsbelege (Offene-Posten-Buchführung) d. h. Bücher mit Eintragung vor dem 1.1.2013, Bilanzen und Inventare, die vor dem 1.1.2013 aufgestellt sind sowie sonstige Belege.

Aufbewahrungsfrist 6 Jahre:

Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien von abgesandten Handels- und  Geschäftsbriefen, sonstige Unterlagen – d. h. Unterlagen und Lohnkonten, die vor dem 1.1.2017 entstanden sind. Dies gilt nicht, soweit Bescheide noch nicht endgültig und soweit Rechtsbehelfs- oder Klageverfahren anhängig sind.

Bitte beachten Sie! Auch Privatpersonen sind verpflichtet, Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen 2 Jahre lang aufzubewahren. Das gilt für Steuerpflichtige, die handwerkliche Arbeiten im Haus und am Grundstück, wie z. B. Reinigungs-, Instandhaltungs- oder Gartenarbeiten beauftragt haben.

Wir wünschen Ihnen ein gutes und erfolgreiches Jahr 2023 und verbleiben mit den besten Grüßen.

 

Köln, im Januar 2023

Friedbert Scheiffarth, Kollegen und Mitarbeiter