Sehr geehrte Damen und Herren,

wir wünschen Ihnen und Ihren Angehörigen ein gesundes und erfolgreiches Jahr 2018.

Die steuerlichen Verfahrensvorschriften lassen uns nicht in Ruhe. Wir haben Sie im vergangenen Jahr mit individuellen Schreiben auf mehrere wichtige von Ihnen im Rahmen Ihres Unternehmens zu beachtende Vorschriften hingewiesen. Unter anderem haben wir über die seitens der Finanzverwaltung im Rahmen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) berichtet. Wir halten es für erforderlich, Sie nochmals auf die Notwendigkeit der von der Finanzverwaltung verlangten Verfahrensdokumentation hinzuweisen.

Die Erstellung einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation ist auch für kleine und mittelgroße Unternehmen nicht mehr vernachlässigbar. Die zunehmende Digitalisierung von Geschäftsprozessen erfordert eine erhöhte Beachtung der IT-Anwendungen und der darin abgebildeten Prozesse. Das Fehlen einer ausreichenden Dokumentation kann im Extremfall wirtschaftlich bedeutsame Risiken beinhalten. Es ist damit zu rechnen, dass eine fehlende interne Verfahrensdokumentation in Zukunft als formaler Mangel angesehen werden wird. Dies birgt wiederum Gefahren von Hinzuschätzungen oder zumindest von Risikozuschlägen, die im Endeffekt jedoch unnötige hohe Steuernachzahlungen in den Betriebsprüfungen mit sich bringen.

Jeder Steuerpflichtige ist für die ordnungsgemäße Führung seiner Bücher gemäß den einschlägigen Gesetzen in vollem Umfang selbst verantwortlich. Die Verantwortung des Steuerpflichtigen erlischt auch nicht bei einer Auslagerung (auch wenn nur Teilbereiche betroffen sind) z.B. der Buchführung an fremde Dritte.

Übrigens: „Bei jeder Entscheidung ist das Beste, was Sie tun können, die richtige Entscheidung zu treffen. Das Nächstbeste ist die falsche Entscheidung und das Schlimmste ist, gar nichts zu unternehmen“ (Franklin D. Roosevelt).

Für heute verbleiben wir mit den besten Grüßen.

Köln, im Januar 2018
Friedbert Scheiffarth, Kollegen und Mitarbeiter