Sehr geehrte Mandantin, sehr geehrter Mandant,
ein besonderes Thema bei Betriebsprüfungen durch die Finanzverwaltung ist die Revisionssicherheit von Haupt-, Vor und Nebensystemen, die von Ihnen im Rahmen Ihres Unternehmens eingesetzt werden. Sofern für das Schreiben von Rechnungen mit Microsoftprogrammen WORD oder Excel eingesetzt werden, die natürlich eine Änderung und Löschung von Daten ermöglichen, sollte eine Speicherung der relevanten Daten in einem Datenmanagementsystem erfolgen, das wiederum die Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet. Die Betriebsprüfung bezieht sich hierbei auf Tz. 119-120 der aktuellen GoBD (BMF-Schreiben vom 218.11.2019, Az. IV A 4 – S 0316/19/10003.001).
Hierzu ein Beispiel:
Ausgangsrechnungen werden mit dem System WORD erstellt. Nach dem Ausdruck der jeweiligen Rechnung wird die Vorlage mit den Inhalten bei der nächsten Rechnung überschrieben. Die ist nicht zu beanstanden, wenn der Rechnungsausdruck als Papierdokument archiviert wird. WORD dient in einem solchen Fall nur als „Schreibmaschine“. Werden die Rechnungen jedoch in elektronischer Form verschickt und archiviert, ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht zulässig. Es ist eine Speicherung in einem revisionssicheren Datenmanagementsystem erforderlich.
Bei Unklarheiten sprechen Sie uns bitte an.
Übrigens: Sein Smartphone wegzulegen und dem Menschen, mit dem man sich gerade unterhält, die volle Aufmerksamkeit zu schenken, dafür gibt es eine App. Sie nennt sich “Respekt“.
Wir wünschen Ihnen einen schönen Monat April 2023, der hoffentlich nicht macht was er will.
Köln, im April 2023
Friedbert Scheiffarth, Kollegen und Mitarbeiter