Sehr geehrte Damen und Herren,

laufende Geschäftsprozesse, Rechnungen, die Bestellung von Waren sowie das komplette Rechnungswesen sind heutzutage digital. Die Finanzverwaltung versucht, mit dem Tempo der Digitalisierung Schritt zu halten. Anfang 2015 hat sie daher die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD)“ ins Leben gerufen. Nun hat das Bundesfinanzministerium die GoBD überarbeitet (BMF-Schreiben vom 28.11.2019). Die neuen GoBD gelten erstmals ab 2020.

Laut GoBD müssen buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Steuerpflichtige eine Verfahrensdokumentation erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Nach Ansicht der Finanzverwaltung muss die Verfahrensdokumentation folgende Punkte enthalten:

  • eine allgemeine, zusammenfassende Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme (z.B. in einem kurzen Ablaufdiagramm oder einer Checkliste);
  • eine Anwenderdokumentation, das heißt, es müssen die Prozessschritte im Unternehmen dargestellt werden;
    Handbücher bzw. Gebrauchsanweisungen der Haupt-, Vor- und Nebensysteme;
  • eine technische Systemdokumentation (hier sind Details zu der verwendeten Hard- und Software zu erfassen, und zwar inklusive einer Übersicht zur Historie der eingesetzten Programme);
  • eine Betriebsdokumentation, zum Beispiel eine Unternehmenspräsentation.

Hinsichtlich der Verfahrensdokumentation gibt es keine Entwarnung. Nach wie vor ist eine solche erforderlich. Kleinunternehmer und deren Berater können also nicht aufatmen, auch wenn sich weiterhin der Hinweis findet, dass die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation abhängig ist von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten Datenverarbeitungssystems.

Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt zwar kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Dennoch kann niemandem empfohlen werden, auf eine Verfahrensdokumentation zu verzichten. Diese ist nämlich zu „versionieren“, das heißt, sie ist laufend anzupassen. Es wird vielfach nicht gelingen, diese kurz vor einer angekündigten Betriebsprüfung „nachzuschreiben“. Eine fehlende Verfahrensdokumentation kann also durchaus zur Hinzuschätzung von Gewinnen und Umsätzen führen.

Wir wünschen Ihnen einen schönen Frühlingsanfang.

Köln, im März 2020
Friedbert Scheiffarth, Kollegen und Mitarbeiter