Sehr geehrte Mandantinnen und Mandanten,

spätestens seit der Einführung der Kassen-Nachschau zum 01.01.2018 sowie der überarbeiteten GoBD mit BMF-Schreiben vom 28.11.2019 sind die Themen „Verfahrensdokumentation“ und „internes Kontrollsystem“ zunehmend in den Fokus der Betriebsprüfung gelangt. Wir haben Sie als unsere Mandanten bereits 2014 über die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation informiert. Grundsätzliches Ziel einer Verfahrensdokumentation ist es, dem sachverständigen Dritten (den Betriebsprüfern) ein ausreichendes Verständnis der Unternehmensabläufe vom Auftragseingang, über die Fakturierung, den Zahlungsverkehr, den Wareneinkauf u.ä. zu verschaffen. Die eingesetzte Software, z.B. Fakturierprogramme, Warenwirtschaftssystem einschließlich der verwendeten Hardware, ist zu dokumentieren, um auch so einem Betriebsprüfer den Zugriff zu sichern. Dies führt zu bisher nicht gekannten zusätzlichen Dokumentationspflichten, auch bei Kleinbetrieben.

Aber Achtung: Bei Unternehmen, die ihre Buchhaltung an den Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro ausgelagert haben, endet die Dokumentationspflicht nicht mit der Abgabe der Unterlagen an den Dienstleister. Sie sind weiterhin verantwortlich. Das komplette Fehlen oder auch nur eine Nichtaktualisierung der Dokumentation führt zu formellen Mängeln in der Buchhaltung mit der Folge pauschaler Gewinnzuschätzungen.

Wir stehen Ihnen wie immer bei Rückfragen zur Verfügung.

Übrigens: Ein Steuerberater kann alles werden, nur nicht arbeitslos.

Wir wünschen Ihnen einen gesunden und unbeschwerten Sommer.

Köln, im Juni 2021
Friedbert Scheiffarth, Kollegen und Mitarbeiter